Tájékoztató az ÁSZF 20.2. pontja szerinti ellenőrzések kezdeményezésének és az eljárási cselekmények teljesítésének megváltozott rendjéről, valamint a BAMIR FAKSZ-funkciójáról

I. az ÁSZF 20.2. pontja szerinti ellenőrzések megváltozott rendjéről

A Felelős Hatóság ezúton tájékoztatja a Kedvezményezetteket, hogy a Felelős Személy döntése alapján 2020. július 1-től az ÁSZF 20.2. pontja szerinti ellenőrzések rendje megváltozik.

A továbbiakban a közbeszerzési és egyes beszerzési eljárásokhoz kapcsolódó előzetes, döntést megelőző és utólagos, valamint a szerződésmódosításokhoz kapcsolódó ellenőrzések kizárólag a BAMIR felület erre kifejlesztett funkciójának igénybevételével kezdeményezhetők.

Az ellenőrzésekhez kapcsolódó egyéb eljárási cselekmények (hiánypótlás, tényállás tisztázás teljesítése és döntést követő dokumentumok benyújtása) is kizárólag a BAMIR felület erre kifejlesztett funkciójának igénybe vételével teljesíthetők.

A BAMIR felület funkciójának mellőzésével kezdeményezett ellenőrzést és teljesített eljárási cselekményeket a Felelős Hatóság figyelmen kívül hagyja.

Amennyiben a Kedvezményezett a BAMIR felület működésének olyan hibáját jelenti be a Felelős Hatóságnak, amely az ellenőrzés kezdeményezését vagy az eljárási cselekmény határidőben való teljesítését akadályozza, úgy a Felelős Hatóság egyedileg engedélyezheti az ellenőrzés kezdeményezése vagy az eljárási cselekmény teljesítése során a BAMIR felület funkciójának mellőzését.

II. a BAMIR FAKSZ-funkciójáról

A Felelős Hatóság az ellenőrzések gyorsítása és hatékonyságának növelése érdekében javasolja, hogy a Kedvezményezettek külső felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó alkalmazása esetén vegyék igénybe a BAMIR alább ismertetésre kerülő FAKSZ-funkcióját.

Indokolás

1.

A BAMIR felület új funkciói a projektek adatlapján, a „Projekt végrehajtás” rovatban, a „Kezdeményezésre induló ellenőrzések” menüpontban érhetők el. A funkciók részletes felhasználói leírása a BAMIR nyitóoldalán, a „Felhasználói segédlet” menüpontban található.

Az új funkció lényege, hogy a Kedvezményezettek a BAMIR felületén hozzák létre az ellenőrzés tárgyát képező eljárást. Ezt követően a BAMIR felület automatikusan generálja az ellenőrzési dokumentáció feltöltésére szolgáló könyvtárakat, ahová a jövőben a checklist-et is fel kell tölteni. A dokumentumfeltöltést követően az „elküldés” gomb megnyomásával a BAMIR felület automatikusan zárolja az érintett könyvtárakat, és egyben értesíti a Felelős Hatóságot az ellenőrzés kezdeményezéséről. Az „elküldés” gomb alkalmazásával a Kedvezményezettek eleget tesznek – az ÁSZF 20.2.6. pontja szerinti – az ellenőrzés megindítására vonatkozó kérés megküldésére vonatkozó kötelezettségüknek, erre tekintettel az ellenőrzés kezdeményezéséről a továbbiakban nem szükséges külön e-mailt küldeniük a Felelős Hatóság részére.

Az adott ellenőrzési eljáráshoz kapcsolódó eljárási cselekményeket (például hiánypótlás teljesítése) szintén a BAMIR felület alkalmazásával teljesíthetik. A BAMIR felületen az adott (köz)beszerzési eljárás adatlapján elérhető „Hiánypótlás” illetve „Döntést követő dokumentumok” funkciók alkalmazásával hozhatják létre a feltöltési könyvtárakat, majd küldhetik meg a feltöltött dokumentumokat.

Az új funkció a duplikált feltöltések problémáját is kezeli: a több projektet érintő (köz)beszerzések és kapcsolódó eljárási cselekmények dokumentációját elegendő egy projekthez feltölteni, míg a többi projekt esetében elegendő hivatkozni arra a projektre, ahol a dokumentáció elérhető.

Az új funkció alkalmazása a Kedvezményezettek számára kötelező, ezért a BAMIR felület alkalmazásának mellőzése esetén

az ellenőrzés nem kezdődik meg, illetve
az eljárási cselekményt nem teljesítettnek kell tekinteni.

Az ÁSZF 20.2.7. pontjának a) és c) alpontjai alapján amennyiben a Kedvezményezett a hiánypótlás vagy a tényállás tisztázás elrendelését követő 20. munkanap végéig azokat maradéktalanul nem teljesíti, úgy az ellenőrzési eljárás megszűnik. Erre tekintettel kérjük, hogy fokozott figyelmet fordítsanak a BAMIR funkciójának alkalmazására.

2.

A BAMIR új FAKSZ-funkcióval egészült ki.

A korábbi tapasztalatok alapján a Kedvezményezettek biztonsági okból nem kértek BAMIR-hozzáférést az általuk alkalmazott külső felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadók számára, mert ezzel a projekt teljes dokumentációjához hozzáférést biztosítottak volna egy szervezeten kívüli személy részére.

A gyakorlatban ez azzal a következménnyel járt, hogy a közbeszerzési dokumentációk feltöltése és a közbeszerzési szakértelemmel való felelős hatósági kommunikáció csak további személyek közbejöttével volt lehetséges, amely az ellenőrzések időigényét és az adminisztratív hibák lehetőségét növelte.

A FAKSZ-funkció lehetővé teszi, hogy a Kedvezményezett a projekten belül kizárólag az általa kiválasztott eljárásra vonatkozóan adjon jogosultságot külső személyek számára. Így a külső felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó az ellenőrzések kezdeményezését és a szükséges eljárási cselekmények teljesítését közvetlenül végezheti el, ugyanakkor a projekt egyéb dokumentumaihoz nem férhet hozzá. Természetesen a funkció nem érinti a Kedvezményezett jogosultságait: a Kedvezményezett a feltöltött dokumentumokat és ezek BAMIR felületen való benyújtását a FAKSZ-funkció alkalmazása esetén is látni fogja, valamint adott esetben maga is kezdeményezheti az ellenőrzést, illetve teljesíthet eljárási cselekményeket.

Amennyiben a FAKSZ-ot korábban még nem regisztrálták a BAMIR-ba, úgy a regisztrációt az erre rendszeresített űrlap kitöltésével és benyújtásával kezdeményezhetik. Az űrlap mintája a BAMIR nyitóoldalán, a „Felhasználói segédlet” menüpont alatt, „BAMIR Igénylőlap_FAKSZ.doc” néven található.

Amennyiben a FAKSZ-ot korábban már valamelyik Kedvezményezett regisztráltatta, úgy valamennyi Kedvezményezettnek lehetősége van arra, hogy a FAKSZ-ot felhasználóként az adott projektjéhez, illetve (köz)beszerzési eljárásához rendelje. Ilyen esetben űrlap benyújtása már nem szükséges, a hozzáférést a Kedvezményezett a BAMIR felületén keresztül adja meg.

Felhívjuk a Kedvezményezettek figyelmét, hogy a hozzárendelési funkció alkalmazása során fokozott figyelemmel járjanak el annak érdekében, hogy csak az általuk megbízott FAKSZ részére biztosítsanak hozzáférést a projekt, illetve a (köz)beszerzési eljárás dokumentumaihoz. A funkció nem megfelelő használatából eredő illetéktelen adathozzáférésekért a Kedvezményezett felelős.

A fentiekre tekintettel javasoljuk, hogy a Kedvezményezettek éljenek a FAKSZ-funkció alkalmazásának lehetőségével.

Tisztelettel:

Felelős Hatóság